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Gestionnaire de scolarité / Faculté de Droit et Institut du Travail H/F


21-0011

  • Au sein d'une université pluridisciplinaire de l'enseignement supérieur stéphanois, le gestionnaire scolarité rejoint la faculté de droit ainsi que l'institut du Travail (organisme de formation des militants des trois principales confédérations syndicales de salariés : CGT - CFDT - FO).

    Le gestionnaire est placé sous l'autorité directe du responsable de scolarité et de la directrice de l'Institut du Travail. Ses missions sont les suivantes :

    Pour le volet du poste à la faculté de Droit (50%) :

    - Accueillir et informer le public : étudiants français et étrangers, apprentis, stagiaires de formation continue
    - Confectionner et assurer le suivi des emplois du temps
    - Gérer le planning des salles et le matériel pédagogique
    - Gérer la scolarité des étudiants sur le logiciel Apogée (création de structure, saisie des inscriptions pédagogiques, établissement des relevés de notes…)
    - Classer et archiver des documents
    - Gérer des diplômes et/ou préparations concours
    - Procéder régulièrement à l'actualisation des imprimés de scolarité, en relation avec le responsable du service de scolarité
    - Diffuser l'information et la règlementation (livrets, règlements d'examens, …)
    - Organiser le recrutement dans les filières sélectives (organiser les épreuves de sélection et d'admission : dossiers, entretien, concours)
    - Gérer les stages dans l'application P-Stage
    - Établir des statistiques (effectifs, réussite…)

    Pour le volet du poste à l'Institut du Travail (50%) :

    - Assister et conseiller le directeur sur les procédures ou démarches administratives
    - Coordonner les missions et la circulation de l'information
    - Collecter l'information et instruire les dossiers
    - Assurer le secrétariat de la direction de l'institut
    - Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
    - Alimenter les bases de données relatives à son domaine d'intervention
    - Retranscrire des informations orales à l'écrit
    - Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
    - Assurer la gestion de l'agenda et des déplacements
    - Participer à l'organisation des colloques ou séances de formation
    - Assurer l'ouverture de sessions de formation
    - Assurer le suivi logistique des différentes actions
    - Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
    - Classer et archiver des documents
    - Assurer le suivi du fonds documentaires (gestion des prêts et retour, gestion du fonds)
    - Actualiser le site internet de l'Institut

  • Profil :
    Le profil recherché doit :

    - Connaître la règlementation et les procédures en matière de scolarité
    - Faire preuve de méthodologie et de réactivité
    - Savoir gérer les priorités
    - Connaître l'offre de formation de la composante
    - Comprendre l'organisation et le fonctionnement de l'Université et de la Composante
    - Savoir organiser, analyser et anticiper une situation
    - Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
    - Savoir gérer la pression
    - Etre capable de s'adapter
    - Disposer de qualités relationnelles
    - Connaître les logiciels ADE - Apogee

  • Type de contrat : CDD
  • Durée du contrat : 6 mois (renouvelable)
  • Salaire : 1301€ + primes
  • Rythme du contrat : Plein temps
  • Nombre d'heure : 38H
  • Horaire : Journée (Périodes de Travail de 8 Heures)
  • Lieu : ST ETIENNE
  • Expérience : 1ère expérience
  • Formation : BAC
  • Pour postuler : CV + Lettre de motivation